eApply

eApply2021-01-19T08:08:53+00:00

eAPPLY.

Η εφαρμογή eApply αφορά στη διαχείριση των ηλεκτρονικών αιτήσεων, εγγραφών και συνεναίσεων GDPR.

Απαρτίζεται από τα κάτωθι υποσυστήματα:

Ως διαχειριστής (admin) του Σχολείου μπορώ:

A. Διαδικασία σχεδίασης φόρμας στον Form Creator

  • Να σχεδιάσω μια φόρμα εγγραφής (πχ φόρμα εγγραφής σε club, συμμετοχής σε εκδρομή κτλ) ή φόρμα συναίνεσης GDPR (είναι ξεχωριστές οντότητες στο σύστημα).
  • Κατά τη σχεδίαση της φόρμας μπορώ να εισάγω ενημερωτικό κείμενο, προσυμπληρωμένα πεδία (όπως το ονοματεπώνυμο των παιδιών, τρέχουσα ημερομηνία κτλ), κουμπιά ελέγχου (checkbox) που θα χρησιμοποιηθούν στη λήψη/άρση συναίνεσης.
  • Να αποθηκεύσω προσωρινά τη φόρμα προτού τη δημοσιεύσω.
  • Να δω όλες τις φόρμες σε λίστα, με δυνατότητες προβολής, επεξεργασίας, εκτύπωσης, αντιγραφής, διαγραφής και αποστολής με email.
  • Να δηλώσω σε ποιους χρήστες θα είναι ορατή η φόρμα (πχ στους μαθητές της Ε΄ Τάξης γιατί αφορά εκδρομή μόνο για τους μαθητές αυτούς).
  • Να δημοσιεύσω τη φόρμα, ώστε να είναι ορατή στους χρήστες που έχω δηλώσει.
  • Να δημιουργήσω το ενημερωτικό κείμενο του email που θα σταλεί στους γονείς για να τους ενημερώσει για την ανάρτηση της νέας φόρμας και να τους προτρέψει να μπουν στο portal για να κάνουν τη δήλωση.
  • Να προσθέσω σε μια φόρμα ότι απαιτείται πληρωμή (πχ. φόρμα συμμετοχής σε εκδρομή ή σε επίσκεψη σε μουσείο που απαιτείται η πληρωμή ενός χρηματικού ποσού πχ. 20€)

B. Διαδικασία χρηστών

  • Να δημιουργήσω μια λίστα με δεδομένα γονέων & μαθητών.
  • Να εισάγω (κάνω import) τα δεδομένα των μαθητών και γονέων και να τα χωρίσω ανά τάξη.

C. Αναλυτικά Reports (ενδεικτικά αναφέρονται παρακάτω)

  • Λίστα γονέων που έδωσαν/δεν έδωσαν συναίνεση για τις επεξεργασίες.
  • Το ιστορικό των συναινέσεων/άρσης που έδωσε ο κάθε γονέας.
  • Αναλυτικά αποδεικτικά στοιχεία.
  • Εμφάνιση ποσοστού, αριθμού και λίστας γονέων ανά επεξεργασία όσων έχουν αποδεχθεί, δεν έχουν αποδεχθεί ή δεν έχουν απαντήσει ακόμη.
  • Για κάθε αναφορά εκτύπωσης (report) δίνεται η δυνατότητα κοινοποίησης, εκτύπωσης, λήψης σε pdf, αποστολής με email.
  • Το σύστημα για κάθε πληρωμή κρατάει ιστορικό και ενημερώνει το λογιστήριο με αυτοματοποιημένο τρόπο.

Ως γονέας μπορώ:

A. Δημιουργία λογαριασμού / Είσοδος στο σύστημα / Αλλαγή κωδικού ασφαλείας (Login / Sign up / Change password):

  • Να δημιουργήσω λογαριασμό στο σύστημα (sign up).
  • Να κάνω είσοδο στο σύστημα (login) με τη χρήση email & password.
  • Nα αλλάξω / επαναφέρω τον κωδικό ασφαλείας (change/reset my password).

B. Ενημέρωση με προσωποποιημένο μήνυμα

  • Με την εισαγωγή μου στο σύστημα μπορώ να δω ένα προσωπικό μήνυμα του σχολείου που αφορά μόνο εμένα «πχ. Μήνυμα για εσάς, έχετε εκκρεμείς οφειλές που ανέρχονται στο ποσό των 2.354,23€»

C. Διαδικασία λήψης / άρσης ηλεκτρονικών ρητών συναινέσεων.

  • Να δω όλες τις διαθέσιμες συναινέσεις.
  • Να δώσω τη ρητή συναίνεσή μου για μια επεξεργασία που κάνει το Σχολείο.
  • Να κάνω ρητή άρση μιας συναίνεσης που είχα δώσει στο παρελθόν.
  • Να δω σε ιστορικό όλες τις συναινέσεις και τις άρσεις που έδωσα για κάθε επεξεργασία.

D. Διαδικασία ηλεκτρονικών αιτήσεων εγγραφής σε club, κτλ

  • Να δω όλες διαθέσιμες ηλεκτρονικές αιτήσεις εγγραφής που αφορούν τις τάξεις που φοιτούν τα παιδιά μου (πχ. εγγραφή σε εκδρομή, σε δραστηριότητες, σε club κτλ)
  • Να συμπληρώσω τα απαραίτητα πεδία της αίτησης σε βήματα με την καθοδήγηση της εφαρμογής (η φόρμα θα παρέχει οδηγίες συμπλήρωσης).
  • Να κάνω τη ρητή εγγραφή μου

E. Διαδικασία online πληρωμών:

  • Να πληρώσω μέρος των διδάκτρων ή των club, με την πιστωτική/χρεωστική μου κάρτα.
  • Να πληρώσω μικροέξοδα που αφορούν συμμετοχή σε εκδρομή, επισκέψεις σε μουσεία κτλ.
  • Να λάβω αυτοματοποιημένα στο email μου το παραστατικό πληρωμής.
  • Integration με το authentication system του κάθε Σχολείου για SSO (active directory)
Go to Top